W ratuszu w Wadowicach będą niszczyć dokumenty. Zamówili specjalistyczny sprzęt

Siedem turbo niszczarek zamówił Urząd Miasta w Wadowicach. Maszyny będą kosztować ok. 19 tysięcy złotych, w ciągu godziny mogą przemielić aż 25 tys. standardowych kartek. Czy urzędnicy w ogóle mogą niszczyć dokumenty?

Niszczarka Kobra serii 240 doskonale nadaje się dla średniej wielkości biur i urzędów. Dzięki zastosowaniu silnika przystosowanego do 24h pracy, niszczarka cechuje się dużą efektywnością, zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, a system Turbo Power likwiduje zatory papieru. Właśnie takich siedem niszczarek do dokumentów zamówił Urząd Miasta w Wadowicach. Zapłaci za nie 19 tysięcy złotych.

Siedem niszczarek w ciągu godziny może przemielić na paski aż 25 tysięcy kartek A4. To bardzo duży przemiał jak dla takiego urzędu. Zamówienie świadczyłoby o tym, że urząd ma duże potrzeby w kwestii niszczenia dokumentów, ale raczej nie należy się spodziewać, że w Wadowicach młyny niszczarek będą w pełni wykorzystane.

Jak to jest z tym niszczeniem dokumentów w urzędach i czy można dowolnie stosować te urządzenia?

W dzisiejszych czasach niszczarki do dokumentów to urządzenia powszechnie używane w urzędach i biurach. Przedawnione, zdezaktualizowane czy zwyczajnie już niepotrzebne, a nawet błędne dokumenty można zarchiwizować, wyrzucić, czy też właśnie zniszczyć. Praktyka i prawo na to zezwala.

W tej kwestii przepisy (Ustawa z dnia 29. sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) są jasne. Ściśle określają zakres odpowiedzialności, jaki ponosi osoba bądź instytucja administrująca danymi.

Dane należy zabezpieczyć przed udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym, przed przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz przed zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 36. ust. 1.). Z kolei w przypadku dezaktualizacji danych, należy je usunąć. Przy czym za usunięcie danych osobowych uważa się ich zniszczenie albo dokonanie takiej modyfikacji, która nie pozwoli na odtworzenie ich treści.

Dla nieposłusznych bądź niedbałych przewidziano konsekwencje karne. Udostępnienie bądź umożliwienie dostępu do danych osobom nieupoważnionym podlega grzywnie, karze ograniczenia lub pozbawiania wolności do dwóch lat (art. 51. ust. 1.).

Za niszczeniem zdezaktualizowanych dokumentów przemawiają także względy ekonomiczne i praktyczne. Piętrzące się w szafach i na półkach lub – o zgrozo – na podłodze stosy dokumentów mocno godzą w ideę ekonomicznego wykorzystania przestrzeni biurowej. Zdezaktualizowane dokumenty mogą być wówczas na bieżąco przekazywane do zniszczenia. Co więcej, niszczenie dokumentów ma też „zielony” aspekt, ponieważ istnieje możliwość ponownego przetworzenia przez papiernie ścinków z niszczarek.

Niszczarka niszczarce nierówna. Według międzynarodowej normy DIN 32757 wyróżnia się pięć poziomów bezpieczeństwa, na których pracują niszczarki. Najniższy pierwszy niszczy dokumenty ogólnego użytku, najwyższy piąty niszczy dokumenty ściśle tajne.

Urząd Miasta w Wadowicach w swoim zamówieniu wybrał poziom 2, czyli niszczenie dokumentów wewnętrznych. Kombajn przetwarza kartki dokumentów na paski o szerokości mniejszej niż 6 mm lub ścinki o powierzchni mniejszej niż 800 mm².

Co będzie niszczone i kiedy będzie niszczone, zależy w dużym stopniu od interpretacji przepisów przez urzędników. Oby tylko się nie rozpędzili.